Deel 1: van chaos naar controle en meer productiviteit

Deel 1: van chaos naar controle en meer productiviteit

Productiviteit is een absurd populair onderwerp en bijna iedereen heeft weleens een zelfhulpboek gelezen waar ‘de controle over je chaotische leven terugvinden’ het hoofddoel is. Aangezien ik zelf een groot fan ben van literatuur en lectuur heb ik al een aardige stapel van soortgelijke boeken verslonden. Ironisch gezien is er door de jaren heen vrij weinig tot niets veranderd aan mijn chaotische leven en gebrek aan productiviteit, tot enkele maanden terug.

Wat voor mij uiteindelijk de aanzet is geweest om werkelijk de zaken te veranderen die ik wilde veranderen en wat ik precies heb gedaan vertel ik je graag in deze 3-delige artikelenreeks.

Van realisatie naar (re)actie

Een chaotisch leven lijden, niet de zaken gedaan krijgen die je wilt of moet doen, afhaken voordat je het gewenste resultaat hebt bereikt en elke dag met goede moed opstaan om je aan het eind van de dag te beseffen dat je alsnog amper wat nuttigs hebt gedaan.

Klinkt herkenbaar? Dit is de realiteit voor veel mensen.

Laten we vooropstellen dat bovenstaande niet het einde van de wereld is en dat iedereen weleens periodes van extreem uitstelgedrag heeft. Het is echter wel iets wat je moet veranderen, zeker wanneer het een chronisch karakter aan begint te nemen.

Of de chaos en improductiviteit nou komt doordat je niet lekker in je vel zit, veelte veel ballen aan het hooghouden bent, slecht slaapt en uit conditie bent, niet gelukkig bent in je relatie of elke dag in de auto zit naar werk waar je een spuughekel aan hebt.

De eerste stap naar verbetering is erachter komen waar de kink nou precies in de kabel zit. Zodra je de oorzaak hebt achterhaald weet je namelijk waar je gericht mee aan de slag moet gaan.

Voor mij was het probleem duidelijk. Ik was veelte veel ballen aan het hooghouden en dit is nog steeds een valkuil. Sommige mensen willen simpelweg te graag te veel tegelijkertijd.

Je leven op het fornuis

Er is ooit een fantastische analogie ontstaan tijdens een management seminar. Het is een theorie voor het succesvol managen van vier kernonderwerpen in het leven en hoe de focus op één onderwerp de anderen drastisch kan beïnvloeden.

Dit wordt de ‘four burners theory’ genoemd. De theorie is door de auteur James Clear populair geworden, maar komt van een artikel van The New Yorker en zij hebben het weer van de managementgoeroe die tijdens zijn seminar een punt probeerde te maken.

Elke burner (lees: gaspit) staat voor een onderwerp, namelijk: familie, vrienden, gezondheid en werk.

De kern van de analogie is je dat niet elk gaspitje even hard kan laten branden en dat je door het leven heen continu de vier pitten aan het managen bent. Als je te veel ballen hoog wilt houden is de kans dus groot dat je alle pitten vol aan hebt staan en dit gaat een keer mis.

Wanneer je succesvol wilt zijn in één van de vier vlakken zal je een ander pitje op moeten geven. En als je écht succesvol wilt zijn zullen dit er zelfs twee moeten zijn.

Auch.

Volledig opgeven klinkt echter wat rigoureus, want in zo’n absolute zin gaat het in de realiteit bijna nooit. Wanneer je zakelijk succesvol wilt zijn betekent het niet dat je geheel je familie, vrienden of gezondheid op moet geven. Er is ook zoiets als ‘minderen’.

Niemand kan zich voor de volle 100% op zijn carrière stortten. Dit is per definitie onjuist want dat zou betekenen dat je geen tijd en energie besteedt aan je vrienden, familie en eigen gezondheid. Nul procent dus.

Anyway, genoeg mierenneukerij.

Laten we de volgende regel toepassen: als je in onderwerp ‘X’ succesvol wilt zijn zal je het gas op één, twee of alle drie de pitten wat terug moeten draaien.

Bij Reset komen we bovenstaand fenomeen zeer vaak tegen. We begeleiden veel succesvolle ondernemers, managers, artsen en mensen met een drukke baan met veel verantwoordelijkheden.

Kenmerkend is dat deze personen vaak erg ambitieus zijn en veel tijd steken in hun carrière. Echter; ze hebben ook nog een gezin, vrienden en hun eigen gezondheid om rekening mee te houden.

Dit laatste is meestal de reden waarom iemand bij ons aan de slag wilt gaan. Hun eigen gezondheid wordt namelijk compleet gecomprimeerd ten opzichte van de andere 'gaspitten'. Niet bijzonder ernstig voor de korte termijn, maar wanneer dit maanden of jaren het geval is zal het voor problemen zorgen.

Het moge duidelijk zijn dat een goede fysieke gezondheid resulteert in een vitaler, productiever en langer leven. Zo ook een goede relatie, voldoende sociaal contact en zingeving.

Het zou geweldig zijn als je alle vier de pitten vol kon laten branden, maar de kans dat je dit lang volhoudt is simpelweg erg klein.

Je zult hoe dan ook concessies moeten doen.

Is het verbeteren van je gezondheid of sportprestaties een groot doel? Dan zal je waarschijnlijk wat minder tijd met je vrienden en familie door moeten brengen. Heb je zojuist een kind gekregen? Dan is de kans groot dat je ‘familie pit’ volledig aan het branden is, maar dat je ‘werk pit’ een stuk lager staat. Je bent dus continu de energie aan het verdelen tussen de vier burners.

Genoeg over deze analogie, het is inmiddels wel duidelijk. Hoe gebruik je deze kennis om productiever te worden?

De eerste stap naar minder chaos en meer productiviteit

Het positieve van de four burners theory is dat je met de neus op de feiten wordt gedrukt. Hij schijnt licht op de zaken die op het moment belangrijk voor je zijn en de dingen die ondergeschikt zijn en wellicht een negatieve invloed hebben op je leven.

“Als ik nou maar genoeg tijd had, dan…
…zou ik er vaker voor mijn gezin kunnen zijn.
…meer geld kunnen verdienen.
…pas écht in vorm kunnen komen.”

Dit zijn typische uitspraken van iemand die één of twee gaspitten flink aan heeft staan en de anderen laat sudderen. Met zo’n passieve beheersingsoriëntatie (lees: locus of control) de situatie aanvliegen gaat je in ieder geval niks opleveren.

Wanneer je het gevoel hebt dat je vast zit is het nuttig om te evalueren waardoor dit komt. Pak daarom een pen en papier en doe het volgende:

  • Teken vier cirkels (gaspitten) op een A4 en schrijf daar het onderwerp in (vrienden, familie, gezondheid en werk).
  • Maak een lijst van al je dagelijkse bezigheden en categoriseer ze onder één van de onderwerpen.
  • Maak een inschatting van de tijd dat je met een ‘taak’ bezig bent. Als je 3x per week een uur traint zijn dit dus 3 uren. Werk je 5 dagen per week 8 uur per dag dan zijn dit dus circa 40 uren. Vergeet niet je eventuele reistijd mee te nemen.
  • Wees niet te precies, maar zie het als een globaal overzicht van je taken en bezigheden gedurende een week. Zo krijg je snel een goed idee van waar jij je prioriteit echt hebt liggen en waarmee je kan gaan werken.

Wanneer je bovenstaande kunstwerk af hebt is het tijd om de volgende stappen te zetten.

In deel 2 van deze reeks gaan we bezien hoe delegeren en het accepteren van je beperkingen kunnen helpen om meer gedaan te krijgen van de dingen die op dat moment belangrijk voor jou zijn.

Gerelateerde artikelen
Je shape in check houden tijdens je vakantie
Deel 2: van chaos naar controle en meer productiviteit
Het cruciale verschil tussen een amateur en professional
Hoe kom je dansend en drinkend de feestdagen door zonder aan te komen